Как выбрать систему управления складом. 6 шагов

Ищите систему управления складом? От правильного выбора зависит то, сможете ли Вы быстрее и точнее отгружать товар, оптимально использовать складские площади, легко проводить инвентаризации склада, получать отчеты в реальном времени и контролировать персонал склада. 6 простых шагов помогут Вам сделать правильный выбор.

Система управления складом, или WMS (сокращение от англ. Warehouse Management System — система управления складом) – это информационная система, обеспечивающая быструю координацию всех процессов внутри склада, обработку больших объемов данных и построение отчетов на основе анализа получаемых данных.

Преимущества интеграции WMS

Среди потенциальных преимуществ, получаемых складом после внедрения системы управления, можно выделить следующие:

• Эффективная организация труда;
• Увеличение скорости подбора и отгрузки товара;
• Улучшение качества отгрузки;
• Получение информации о месте нахождения товара;
• Эффективное управление товарами с ограниченным сроком годности;
• Оптимизация использования складских площадей;
• Легкое проведение инвентаризации;
• Контроль над персоналом;
• Минимизация документооборота и многие другие преимущества.

Прежде чем приступить к внедрению системы, Вы должны быть уверены, что данный шаг поможет получить значимые преимущества. Подобные системы требуют довольно больших капиталовложений, включающих не только стоимость программы, но и стоимость ее внедрения.

Помимо финансовых издержек Вас также ожидают и другие, более значимые затраты: Вам придется проявить выдержку, энтузиазм и полную самоотдачу для того, чтобы запустить систему, убедиться, что она работает корректно, обучить сотрудников работать с ней, и постоянно оптимизировать систему под нужды склада.

Сразу отметим, что WMS– это не средство для мгновенного решения накопившихся за годы работы склада проблем. И это гораздо больше, чем система управления запасами. WMS – это система, позволяющая автоматизировать максимально возможное количество складских операций, система, позволяющая складу работать максимально эффективно.

Если Вы решили инвестировать в систему управления складом, эти простые шесть шагов помогут Вам сделать правильный выбор.

Шаг 1. Рассчитайте возврат инвестиций (ROI)

Обоснование необходимости внедрения WMS – это важный этап, который помогает понять, какой бюджет необходимо заложить на проект. Кроме того, он помогает сфокусировать внимание на действительно необходимых параметрах WMS, а не на тех, которые предлагают многие системы в качестве дополнительных бонусов.  

При выборе системы, обратите особое внимание на  ее следующие возможности:

• Возможность системы улучшить качество отгрузок за счет сокращения количества ошибок, возможность системы формировать необходимые Вам отчеты в режиме реального времени, а также возможность системы вести непрерывный учет товара;
• Возможность системы повысить эффективность работы склада, сократить затраты за счет оптимизации труда работников склада, повысить эффективность использования оборудования и складских площадей;
• Возможность системы повысить качество обслуживания клиентов через улучшение работы склада и сократить время подбора и отгрузки товара.

Чем больше товарооборот на складе и чем больше складских операций, таких как перемещение паллет и подбор товара, проводится в день и чем больше Ваш склад, тем быстрее будет возврат инвестиций. Также следует учитывать то, что крупные склады используют дорогостоящее оборудование, оптимизация работы которого позволит сократить затраты на обеспечение функционирования склада за счет сокращения количества оборудования и  обслуживающего его персонала.

Как формируется цена на WMS?

Можно выделить четыре категории, оказывающие прямое влияние на формирование стоимости системы управления складом:

• Права на использование, или лицензия на программное обеспечение. Лицензия позволяет ее получателю использовать одну или несколько копий программного продукта WMS. Существуют разные типы лицензий, которые предоставляют пользователю определенные права в отношении использования программы. Как правило, разные производители предлагают разные системы оплаты: фиксированная единовременная оплата, ежемесячная оплата, оплата за каждого пользователя системы и прочие варианты.
• Техническая поддержка. В данную категорию включается стоимость управления внедрением системы, обучение сотрудников и техническая поддержка на протяжении всего срока пользования системой.
• Затраты на разработку модулей, удовлетворяющих требованиям склада, но не включенных в стоимость лицензии (например, интеграция системы со сторонней складской программой).
• Эксплуатационные расходы. Как правило, в данную статью включаются ежегодная плата за пользование системой. Стоимость системы, а также объем предоставляемых услуг определяется каждым поставщиком услуг отдельно.

Убедитесь, что поставщик услуг, с которым Вы решили работать, предоставляет цены на каждую из этих категорий. Попросите обозначить перечень услуг, которые предоставляется по фиксированной цене, и перечень услуг, цена на которые может меняться. Обратите внимание, нет ли у данной системы  скрытых расходов, например, платы за звонок в службу технической поддержки.

Подсчитайте все затраты в электронной таблице: единовременные затраты на внедрение системы и затраты на эксплуатацию системы в течение нескольких лет. Результат может Вас удивить.

Шаг 2. Подумайте, как должна работать система

Современные системы достаточно легко подстраиваются под нужды заказчика и способны работать практически на любом складе. Как правило, перед заказом разработки системы составляется так называемое техническое задание, в котором и прописывается требуемый функционал. Порой, руководители, ответственные за внедрение системы, не могут до конца представить все возможности WMS и полагаются на опыт разработчиков. Те же, в свою очередь, предоставляют заказчику уже готовое ТЗ, максимально соответствующее предлагаемому продукту. Так что же делать в таком случае? Можно воспользоваться поиском в сети Интернет. Однако учтите, что в сети достаточно много типовых ТЗ, которые могут не соответствовать требованиям Вашего склада. Если Вы по-прежнему не представляете, что должна уметь система, приступайте к следующему шагу.

Шаг 3. Проанализируйте существующие системы

Любой склад работает с программой бухгалтерского учета. В некоторых системах уже есть модуль WMS. Если он есть и на Вашем складе, проанализируйте его работу: оцените плюсы и минусы системы, добавьте те функции, которыми не обладает действующий модуль, но которые значительно помогли бы оптимизировать работу на складе.

Далее обратитесь к уже существующим на рынке системам и проанализируйте их функционал. Безусловно, каждая система имеет свои недостатки и преимущества, однако сейчас Вы не выбираете разработчика, а пытаетесь составить список требований к Вашей будущей системе управления складом. Будет хорошо, если Вы соберете все возможные функции в одном документе, а затем отметите те из них, которые необходимы Вашему складу.

При анализе систем, обратите внимание на то, какие склады они обслуживают: небольшие склады с одним погрузчиком, или огромные специализированные склады с автокранами, транспортерами, сортировочными системами и так далее.

Шаг 4. Запросите информацию у поставщика услуг

Не всегда на сайте компании-поставщика Вы сможете найти ответы на все интересующие вопросы. Поэтому необходимо запросить дополнительную информацию. Прежде чем делать это, подготовьтесь.

Запрос должен содержать не только список Ваших вопросов, но и описание деятельности организации, планы на будущее, описание деятельности склада и планируемых действий в отношении склада (сокращение площадей, внедрение автоматических погрузчиков и так далее). Далее в общих чертах опишите цели, которых Вы планируете достичь после внедрения системы WMS. Здесь же опишите типы желаемых мест хранения товара (места подбора, места отгрузки и так далее) и типы пользователей (водитель погрузчика, приемщик, сортировщик и так далее).

Обозначьте имеющееся количество складских операций в день и укажите, каких показателей Вы хотели бы достичь. Также будет не лишним указать максимальную нагрузку склада (например, каждый 3 четверг месяца, период новогодних праздников).

Не пытайтесь описать то, как должна работать система – разработчики знают более простые и эффективные пути решения поставленных задач. Кроме того, это может стать неким этапом отбора поставщиков услуг: посмотрите, какие решения предложат Вам разные компании. При необходимости Вы всегда можете обратиться к консультанту системы для уточнения некоторых моментов.

Обязательно задайте вопрос о стоимости системы, стоимости внедрения, технического обслуживания и сроках развертывания системы на складе. Также Вы можете запросить у компании документы, подтверждающие факт обладания авторским правом на программный продукт, количество клиентов, планы развития имеющийся системы и любую другую информацию, которая необходима Вам для принятия решения.

Отправьте подготовленный запрос нескольким поставщикам. Не пытайтесь отправить запрос только «акулам» систем WMS– стоимость их программ зачастую заоблачная. Отправьте Ваш запрос и новичкам – очень часто талантливые молодые люди могут предложить отличное решение за приемлемую стоимость. Особенно актуально это для небольших предприятий, в распоряжении которых ограниченный бюджет.

На этом этапе Вам важно принять решение о том, будете ли Вы приобретать программное обеспечение и размещать его на собственных серверах (Вам также потребуется нанять системного администратора) или воспользуетесь так называемыми SaaS-системами (программное обеспечение, как услуга).

SaaS (сокр. от английского Software as a service – программное обеспечение как услуга) – это модель использования программного обеспечения, основанная на следующем принципе действия: поставщик самостоятельно разрабатывает интернет-приложение и самостоятельно осуществляет его администрирование, предоставляя клиенту доступ к приложению. Программа устанавливается на сервера, расположенные в крупных центрах обработки данных, где сервера надежно защищены. Администрирование и техническая поддержка также осуществляется поставщиком. Какие же выгоды получает клиент при подключении к подобным системам?

Преимущества SaaS-систем:

• Низкий порог вхождения. Как правило, доступ к приложению предоставляется бесплатно или за небольшую плату;
• Низкая стоимость использования. Так, например, myWMS предоставляет доступ к сервису за 35 000 рублей в месяц;
• Отсутствие издержек на приобретение оборудования. Программа уже установлена на серверах поставщика услуги, который предоставляет доступ клиенту;
• Отсутствие издержек на администрирование. Если Вы приобретаете саму программу, то Вам приходится не только обустраивать серверную, но и нанимать системного администратора, обеспечивающего администрирование программы. Системы SaaS избавляют клиента от необходимости применения описанных выше действий;
• Возможность отказаться от использования системы без финансовых потерь. Так как SaaS-системы предоставляют доступ к приложению за абонентскую плату, Вам достаточно просто не платить в следующем месяце. Компания при этом ничего не теряет. При отказе от стационарной системы компания теряет деньги, вложенные в покупку и интеграцию программного обеспечения, а также деньги, вложенные в оборудование;
• Возможность краткосрочного использования. Некоторые проекты подразумевают запуск временных складов. Развертывать на таких складах программное обеспечение довольно не просто и финансово непривлекательно. SaaS-систему можно подключить на любой срок по низкой цене. И другие преимущества.

Подобные системы особенно привлекательны для молодых и не очень крупных компаний с ограниченным бюджетом. Но справедливости ради стоит отметить, что крупные компании также активно пользуются SaaS-системами, сокращая расходы на управление складами.

Шаг 5. Составьте короткий список потенциальных поставщиков WMS

Исходя из полученных ответов от поставщиков на Ваш информационный запрос, составьте короткий список тех компаний, из которых Вы будете выбирать. Оптимально, если в список попадут 3-4 компании. На данном этапе цена – не главный фактор. Используйте показатель стоимости только для того, чтобы сразу отсеять поставщиков, цена на услуги которых превышает Ваш бюджет.

На данном этапе Вам важно встретиться с поставщиком. Попросите разработчиков организовать поездку на склад, где их система внедрена. Как правило, организация ознакомительной экскурсии не составляет труда. Посетите склад, пообщайтесь с работниками склада, попросите показать возможности системы в действии. Обязательно обсудите вопросы стоимости внедрения, стоимости использования системы, поговорите о сроках внедрения на Вашем складе. Вам важно убедиться в том, что Вы выбрали наиболее подходящую Вам систему.

Шаг 6.Примите окончательное решение!